経理関係、税金関係などのような言葉でファイルをまとめてしまうと 探し物が見つかりにくくなります。 「～関係」「～一式」などというタイトルのファイルは、 紙書類をとじる時には大変便利ですが、 いざ必要な資料を探すときには 膨大な資料の中から、必要な資料を探さなければならず後で大変苦労をします。

「～関係」「～一式」だけでファイルをまとめるのではなく、 分類を一段階小さな分類にすることをおすすめします。 「経理関係」というファイルを「経理　支払」「経理　領収書」などといった もう一段階小さな分類にすることで、資料を探す効率が劇的に改善します。 棚自体を「経理の棚」という分類にしてしまうと ファイルの数は増えますが探す時間は短縮することが可能です。 ただ、分類はあまり多くなるとかえって見つけにくくなるので 大分類・中分類・小分類と３段階でとどめるようにしましょう。 年度を数字で記入するとそれぞれの書類の保管期間が明確になるので ２０２０年　➡　20　のように２桁程度に省略して記入しておきましょう。