オフィスに書類が増える原因の一つに 減らす工夫がないことが挙げられます。 書類には発生から廃棄までのサイクルがあり 多くは保管や保存でとどまっていることが問題です。 廃棄の時期を明確にすることで オフィスの書類は大幅に削減されます。 書類は廃棄する事が前提として扱いましょう。

オフィスにおける書類の保管には、 このようなバインダー式のファイルが使われています。 代表的なものはコクヨのチューブファイル、キングジムのパイプファイルなどです。 背ラベルが大きく、日本では旧来からある帳簿式なので なじみがありますね。 しかし、このファイルバインダーを使うと、中身の多少にかかわらず ファイル分のスペースを必要としてしまい、ムダなスペースを取ってしまいます。 そして、必ず穴をあけなければならず、そのため取り出しが必要になると 真ん中あたりの書類が取り出しにくくなります。 一般的には時系列に綴じていくので、最初に綴じたものは捨てにくくなりますね。 書類は廃棄することが前提だと考えると、このファイル形式は 効果的だとは言えないことが分かりますね。