オフィスの５Ｓはなぜ難しいのか
Before
テレワークの導入に伴って、オフィスでの業務を改善したいと 考えている方は多くいらっしゃいますが どうしてもオフィスでないとできない仕事がある。 書類の管理や閲覧が会社でしかできない。 稟議書の決済やプリントアウトは自宅ではできない。 など、問題は山積みです。
After
オフィスの５Ｓは難しいと言われる理由（その2）
私はオフィスづくりの最前線で仕事をしているため、最近のオフィスの変わり方には目を見張るものがあると感じています。
そもそも工場とオフィスは、それぞれの場所が担っている役割に大きな違いがあります。 工場とは作業をしたり製造を行う場所であり、オフィスは作業もありますが間接業務を行うところです。 特に多いのが文書管理に伴うドキュメントワークと、最近多くなっているのが企画やコミュニケーションワークです。
文書管理はデジタル化への移行が激しく、紙での管理は保管年数に限らず最低限のものに集約され、おそらく管理するほどのものは残らなくなっていくでしょう。
また、デジタル化といっても何でもかんでもデジタル化すると大きな弊害を生むことになるので注意が必要です。
またコミュニケーションワークを効果的にするためにオフィスはデザイン化される傾向にあり、どんどんオシャレになり、それに伴ってモノは少なくなり、定位置管理やラベリングは見た目にも注意が必要になってきます。工場での定位置管理のように大きく分かりやすい表示や標識、テープによる領域などはイメージを損なうため敬遠されかねません。
紙を使う業務とは、将来証拠となる記録の役割や参考として残しておきたい情報など、その性質が変わります。
記録として残すものはクラウド型のファイルサーバーで管理するようにすれば
社内での共有の問題は解決されます。
ただ整理や分類の方法については、共通認識ができるよう時間をかけて作ってください。
業務フローが紙の方法をもとに行われている場合、例えばＦＡＸなどは
デジタルツールを使って、その業務自体をデジタル化すれば解決していきます。
業務の棚卸を行い情報の管理の仕組みを最初に作ってからデジタル化に取り組みましょう。
オフィスの5S、整理整頓、ファイリング、文書整理、文書管理、企業向け社員教育でお困りの方は下記メニューをご活用ください。
課題分類別 テクニック
アクセスランキング
書類が一杯でキャビネットが足りない
紙の書類をファイルに保管していくと、 気づいた時にはファイルの厚みが限度を超えてパンパンになっていることがあります。 そうなるとキャビネットにも収まりきらず、追加で購入するというパターンを繰り返します...
ファイルの背見出しタイトルの書き方がわからない
経理関係、税金関係などのような言葉でファイルをまとめてしまうと 探し物が見つかりにくくなります。 「～関係」「～一式」などというタイトルのファイルは、 紙書類をとじる時には大変便利ですが、 いざ必要な...
オフィスの中で私物と共有物の区別が出来ていない
自分の机が決まっていて、仕事を続けていると、徐々に仕事以外のものも増え 気が付くと、要らないものまで引き出しの中に入っていた。 あるいは、机の下に荷物が置かれて保管場所として使われていた。 というよう...
書類の整理と保管の仕方が分からない
オフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 その...
来客のイメージを良くするため玄関まわりを片付けたい
オフィスや職場の玄関まわりは来客や納品業者、郵便など多くの人やモノが集まってくる場所です。 一旦モノが置かれると、追随するように次から次へと増える傾向にありますので 普段から気を付けていないと、すぐに...
コピー用紙など消耗品が多すぎて置き場所に困っています
棚にモノが一杯になっている。あるいは溢れている。 こんな光景はよく見かけますね。 コピー用紙やティッシュペーパーは安い時に買っているので、 購入したときには置き場所がなく、積み上げたり、いくつかに分散...
共有の備品が元に戻ってこないので困っている
オフィスでは個人で管理しているものや共有で管理しているものがあります。 当然共有で使用するものは数に限りがあり、 使用が終われば元の場所に返さなければいけませんが これがナカナカできていない場合が多く...
オフィスのバックヤードなどがごちゃごちゃしてしまった
オフィススペースは主に作業するところと保管するところに分かれます。 最初にオフィスのレイアウトする場合には ある程度、エリアが決められて、その様に使われていると思いますが 年数とともに、人数や入ってく...
オフィスの整理整頓を妨げているものは私物です。
オフィスのリニューアルやオフィス家具の入れ替えなどの際に まずやらなければいけないのは、オフィスを片付けることです。 レイアウト変更を伴う大きなリニューアルの場合は オフィスにあるものを一旦、全部出す...
他の社員のモノがはみ出してきて困っている
会社には大勢の方が共同で仕事をしているため 様々なことが起こります。 例えば、他の人の書類やモノが自分の机にまではみ出してくる。 なんてことがありませんか？ いろんな要因が考えられますが、 この人一人...