オフィスの整理収納
課題別 解決事例

整理収納アドバイザーが、オフィスの整理収納に役立つテクニックを紹介するページです。今日から使える実践的なテクニックをご紹介します。

ホーム > 書類を探すのに時間がかかる > 書類が多すぎて探すのに時間がかかる

書類が多すぎて探すのに時間がかかる

Before

保管庫の中にファイル(簿冊式)を使って書類を保管しているが 欲しい書類を探すのに時間がかかっている。 作業効率を上げるためにも、もう少し早く取り出せることはできないだろうか?

After

今回は分類の仕方ではなく、必要な書類を取り出すための動作(アクション)数、を見ていきましょう。 時間がかかっているという事は、このアクション数に問題があるかもしれません。 まず、自席あるいは作業場から保管庫までの動線を見てみましょう。 一直線であれば良いのですが、回り道をしないと到着しなかったり、動線上にモノが置かれていると それを片付けるためのアクションが発生します。 次に、保管庫の扉をかけるアクション、ファイルを取り出すアクション、書類を探すアクション というものが考えられます。 戻す作業を考慮するとアクション数は2倍になりますね。 例えば、保管庫に鍵が必要のない書類であれば、いっその事、オープン書庫にしてもいいわけです。 書類を閲覧するだけなら、保管庫の横に小さな閲覧机を配置する。 そうすることで確実にアクション数は減っていきます。 家具や什器の扉の存在は、中味を見えなくするのと同時に、アクション数を増やしていることに 注意しましょう。 また、棚の位置も工夫することが出来ます。 重いファイルは取り扱いが面倒ですし、人によっては大きな負担となります。 人間の動作を分析すると、中段の棚が最も負荷がかかりにくい位置になり 次に下段、上段と動作にかなった収納も作業効率を上げることに役立ちます。 今一度、動作・動線にかなった収納になっているかチェックしてみましょう。  


オフィスの5S、整理整頓、ファイリング、文書整理、文書管理、企業向け社員教育でお困りの方は下記メニューをご活用ください。

課題分類別 テクニック

アクセスランキング

書類が一杯でキャビネットが足りない

紙の書類をファイルに保管していくと、 気づいた時にはファイルの厚みが限度を超えてパンパンになっていることがあります。 そうなるとキャビネットにも収まりきらず、追加で購入するというパターンを繰り返します...

書類の整理と保管の仕方が分からない

オフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 その...

共有の備品が元に戻ってこないので困っている

オフィスでは個人で管理しているものや共有で管理しているものがあります。 当然共有で使用するものは数に限りがあり、 使用が終われば元の場所に返さなければいけませんが これがナカナカできていない場合が多く...

ファイルの背見出しタイトルの書き方がわからない

経理関係、税金関係などのような言葉でファイルをまとめてしまうと 探し物が見つかりにくくなります。 「~関係」「~一式」などというタイトルのファイルは、 紙書類をとじる時には大変便利ですが、 いざ必要な...

重要書類の紛失を防ぐ方法

企業では紙の書類やデータ書類など、文書と言われるものが多く存在します。 しかし、文書整理が出来ていないと探すのに時間がかかったり 場合によっては見つけられないことが考えらえます。 これが重要文書だとす...

オフィスの5Sが定着しなくて困っています。

3Sや5S活動は良いと思ってスタートしたけれど、いつの間にかやめてしまった。 という経験は取り組みをした企業では少なからずあると思います。 その理由は様々ですが、 社員のモチベーションが続かなかった。...

保管庫にファイルが納まりきらない

書類が増えて来るのと同時に、ファイルも徐々に増えてきます。 保管庫は既にファイルで一杯になっているため、 仕方なくファイルを横向きに入れたり、寝かせたりして 何とか保管庫に収まってはいるが、欲しい書類...

SDGsと5S 職場の整理整頓

最近話題になっているSDGsですが、オフィスの整理収納と関連付けられないでしょうか? という質問が寄せられました。 まず、企業によって業務内容が違いますので、17の目標のどの部分と紐づけられるか考えて...

社内の整理整頓が進まない

社内で整理整頓を進め、効率的で無駄のない仕事が出来るようにしたいと 考える経営者は多いでしょう。 でも、5Sのポスターを貼ったり、朝礼で一生懸命に啓発しても 実際には整理整頓は進みません。 それは何故...

誰の持ち物か分からないモノがあふれている

誰のモノか分からない?片付けることも捨てることもできず困っている。 オフィスの中にそういうモノがあって、 いつまで経っても、そのまま置かれている事がありませんか? 複数の人間が仕事をしていると、 自分...
次の記事書類のデジタル化を進めたい