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テレワークの 効率が上がる! 文書整理 & 電子化

Before

テレワークの実施に伴い、生産性が下がったと感じている企業が増えています。 テレワークとはPCやセキュリティ、ファイルサーバーを用意すればよい。 と考えている企業も多いと思いますが それはハード的な環境を整えただけで、実際には乗り越えなければならない ハードルがいくつも存在しています

After

テレワークにとって、注意しなければならないポイントは 情報の管理方法です。 多くのオフィスでは、情報は紙の文書とデジタル文書で管理されています。 全てデジタル化されているオフィスではテレワークの移行がしやすいですが 紙文書の多いオフィスは、まずここを整理していかなければなりません。 一度、紙の文書の調査を行ってみましょう。 業務で扱っている文書として、保管庫の中、机の引き出しの中、キャビネットの中 あるいは文書保存箱に入っているものもあると思います。 そこにはどのような種類の文書があり、分類方法はどうなっているか。 管理者は誰なのか、保存年数が決められているかなどを、整理していきます。 ここでのポイントは、古いものは廃棄するという事です。 目安は50%の削減です。 どうやって50%も削減するの?と思われると思いますが 統計学的には1年後に活用する書類は1%といわれているので 乱暴な言い方をするとすれば99%は見直すことがないといえます。 でも現実にはそういうわけにもいきませんので、書類を作成日順に並べてみてください。 2年分くらいは手元に残し、残りは法定保存年数を一応の保存期限と決め、 保存箱に入れて、場所を移します。それより古いものは廃棄しましょう 手元に残す2年分は昨年度のモノを基準にして分類のルールを作りましょう。 名前順、業務順、タイトル順など業務に合わせて分類してください。 分類が終わったら、その分類ルールをデジタル文書にも適応します。 2年前のものは分類が終わった時点でデジタル化し、 紙文書は保存箱に入れて場所を移します。 手元に残るのは1年分のみとなりますね。 これにも2年前の分と同じ分類ルールを適用しますと、今度は整理が早く進みます。 そして、業務が終了したものは、すぐにデジタル化を図ります。 そうすることで、ほとんどの紙文書がデジタル化されることになり 紙での運用文書は少なくなります。


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