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オフィスの5Sはなぜ難しいのか

Before

テレワークの導入に伴って、オフィスでの業務を改善したいと 考えている方は多くいらっしゃいますが どうしてもオフィスでないとできない仕事がある。 書類の管理や閲覧が会社でしかできない。 稟議書の決済やプリントアウトは自宅ではできない。 など、問題は山積みです。

After

オフィスの5Sは難しいと言われる理由(その2)


私はオフィスづくりの最前線で仕事をしているため、最近のオフィスの変わり方には目を見張るものがあると感じています。

 


そもそも工場とオフィスは、それぞれの場所が担っている役割に大きな違いがあります。 工場とは作業をしたり製造を行う場所であり、オフィスは作業もありますが間接業務を行うところです。 特に多いのが文書管理に伴うドキュメントワークと、最近多くなっているのが企画やコミュニケーションワークです。

文書管理はデジタル化への移行が激しく、紙での管理は保管年数に限らず最低限のものに集約され、おそらく管理するほどのものは残らなくなっていくでしょう。

また、デジタル化といっても何でもかんでもデジタル化すると大きな弊害を生むことになるので注意が必要です。

 

またコミュニケーションワークを効果的にするためにオフィスはデザイン化される傾向にあり、どんどんオシャレになり、それに伴ってモノは少なくなり、定位置管理やラベリングは見た目にも注意が必要になってきます。工場での定位置管理のように大きく分かりやすい表示や標識、テープによる領域などはイメージを損なうため敬遠されかねません。

 

紙を使う業務とは、将来証拠となる記録の役割や参考として残しておきたい情報など、その性質が変わります。

 

記録として残すものはクラウド型のファイルサーバーで管理するようにすれば

社内での共有の問題は解決されます。

 

ただ整理や分類の方法については、共通認識ができるよう時間をかけて作ってください。

 

業務フローが紙の方法をもとに行われている場合、例えばFAXなどは

デジタルツールを使って、その業務自体をデジタル化すれば解決していきます。

 

業務の棚卸を行い情報の管理の仕組みを最初に作ってからデジタル化に取り組みましょう。

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