オフィスの整理収納
課題別 解決事例

整理収納アドバイザーが、オフィスの整理収納に役立つテクニックを紹介するページです。今日から使える実践的なテクニックをご紹介します。

ホーム > オフィスにモノ・紙が多すぎる > オフィスの文書整理と文書管理

オフィスの文書整理と文書管理

Before

テレワークの課題の一つとして書類が見れない、捜せないという事があります。 どの企業でも多少のデジタル化は進んではいるものの 紙での運用もまだまだ残っているのが現状です。 確かに紙にもメリットがあり、一覧性があるため広げて見やすい。 比較しやすい。業務の流れを作りやすい。・・・・・・ ただ、テレワーク環境下ではオフィスに出ることもままならず、 かといって、業務が停滞してしまっては業績にも影響してしまいます。 テレワークで社外に居る人が出勤している社内の人に頼んで書類を探してもらうことが出来れば、 ある程度の改善は計れるはずです。 そのためには、越えなければいけないハードルがいくつかあります。

After

多くの企業では、紙の書類はキングファイルのような簿冊式のファイルに綴じて使用しています。 ほとんどがこの様なファイリングの仕方でしょう。 それに加えて個人持ちの書類はクリアホルダーのようなものに挟んで引き出しなどに保管しています。 ただし、ある程度の分類ルールを作って管理しているとはいえ きちんとした文書管理のルールは作っているでしょうか。 テレワークによる影響を回避するためには、文書は共有管理できるように ルールを作っていかなければいけません。 そのため机の引き出しなどに書類を入れているようでは 他の人に見ないで下さいと言っているようなものなので 保管庫などに入れて誰でもが取り出したり処理したりすることが出来るようにしましょう。 そうなるとすべて保管庫に収納できないという問題が起こります。 この時点で所有している書類の作成された日付を見て、古いものは処分しましょう。 目安は50%に減らすことです。 減らし終わったら残っているものを分類していきます。 分類ルールは一人で作らず、業務にかかわり人が全て加わって作らなければ 不完全なルールになったり、作ったルールを知らない人が出てきたりします。 その際に、デジタル運用できるものはすべてデジタル化し 今後は紙での運用を取りやめていくようにします。 今の段階ではあえてすべてデジタル化を急ぐ必要はなく 紙とデジタルの平行運用で構いません。 徐々にデジタルシフトしていきましょう。


オフィスの5S、整理整頓、ファイリング、文書整理、文書管理、企業向け社員教育でお困りの方は下記メニューをご活用ください。

課題分類別 テクニック

アクセスランキング

書類が一杯でキャビネットが足りない

紙の書類をファイルに保管していくと、 気づいた時にはファイルの厚みが限度を超えてパンパンになっていることがあります。 そうなるとキャビネットにも収まりきらず、追加で購入するというパターンを繰り返します...

ファイルの背見出しタイトルの書き方がわからない

経理関係、税金関係などのような言葉でファイルをまとめてしまうと 探し物が見つかりにくくなります。 「~関係」「~一式」などというタイトルのファイルは、 紙書類をとじる時には大変便利ですが、 いざ必要な...

書類の整理と保管の仕方が分からない

オフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 その...

オフィスの中で私物と共有物の区別が出来ていない

自分の机が決まっていて、仕事を続けていると、徐々に仕事以外のものも増え 気が付くと、要らないものまで引き出しの中に入っていた。 あるいは、机の下に荷物が置かれて保管場所として使われていた。 というよう...

共有の備品が元に戻ってこないので困っている

オフィスでは個人で管理しているものや共有で管理しているものがあります。 当然共有で使用するものは数に限りがあり、 使用が終われば元の場所に返さなければいけませんが これがナカナカできていない場合が多く...

オフィスの5Sが定着しなくて困っています。

3Sや5S活動は良いと思ってスタートしたけれど、いつの間にかやめてしまった。 という経験は取り組みをした企業では少なからずあると思います。 その理由は様々ですが、 社員のモチベーションが続かなかった。...

来客のイメージを良くするため玄関まわりを片付けたい

オフィスや職場の玄関まわりは来客や納品業者、郵便など多くの人やモノが集まってくる場所です。 一旦モノが置かれると、追随するように次から次へと増える傾向にありますので 普段から気を付けていないと、すぐに...

社内の整理整頓が進まない

社内で整理整頓を進め、効率的で無駄のない仕事が出来るようにしたいと 考える経営者は多いでしょう。 でも、5Sのポスターを貼ったり、朝礼で一生懸命に啓発しても 実際には整理整頓は進みません。 それは何故...

保管庫にファイルが納まりきらない

書類が増えて来るのと同時に、ファイルも徐々に増えてきます。 保管庫は既にファイルで一杯になっているため、 仕方なくファイルを横向きに入れたり、寝かせたりして 何とか保管庫に収まってはいるが、欲しい書類...

オフィスのバックヤードなどがごちゃごちゃしてしまった

オフィススペースは主に作業するところと保管するところに分かれます。 最初にオフィスのレイアウトする場合には ある程度、エリアが決められて、その様に使われていると思いますが 年数とともに、人数や入ってく...
次の記事社内でオフィス環境診断士を育成しよう