オフィスの紙の書類が増えてくると、必要な書類が探せなかったり 分類などが煩わしくなって、データ化してしまえば場所も取らず 検索もしやすくなります。 でも、だからと言って全てをデータ化してペーパーレス化するには 課題が多く存在しています。

パソコンなどで最初からデジタル文書として作られたものは ボーンデジタルと呼ばれ、紙として出力しなければ、そのままデータとして活用保存されています。 しかし、プリントアウトされた紙の文書、あるいは最初は紙の文書として作られたものは デジタル化の作業を経てデジタル文書になり、その時点で紙はなくなります。 この際に必要になるのが、スキャナーやカメラなどの機器です。 最近は複合機にスキャナがついていたりするので、それを活用することもできますが デジタル化を目的に作られたドキュメントスキャナというタイプが便利です。 そして、デジタル化するためのソフトとデジタル文書を運用するソフトが必要になってきます。 ドキュメントスキャナの場合は、付属のソフトを使えば相性も良く使いやすいですが 運用する際のソフトは、自社にあったものを選定しましょう。 電子化した紙文書はPDFファイルにしておくと全文検索など便利ですが、同時に Word、ExcelまたはPowerPoint等のファイル形式も存在していますので、それらを管理できる必要があります。 そうでないと、せっかくペーパレス化でデジタル運用しようとしても 必要な書類が探し出せないという事態に陥ってしまいます。 これを防ぐために、ファイル名とフォルダー名、フォルダー階層を工夫しましょう。 フィル名を見ただけでどんな内容化が分かる名前を付けておくこと。 また、デジタル文書は作りやすく、複製もしやすいことから、2重3重に増えていく危険性があります。 そうなると、デジタル文書にする前に、紙の文書の分類・整理を進めて管理するルールを 作っておくと、デジタル化した際に、スムーズに移行できると思います。 業務に合わせたルール作りが必要ですね。