オフィスの紙の文書が増えてくると、捜し物に時間がかかったり 多くの場所を占有してしまったりして、仕事に支障が出てきます。 そのため、最近はデジタル化を進めて、業務をペーパーレス化したいという 要望が増えてきています。 でも、単純に紙をスキャニングしても、整理のルールが無いと 検索に時間がかかったり、他の人が探せなかったり せっかくのペーパーレス化が機能しなくなってしまいます。

紙の書類はデジタル化する際に、ファイル名にルールを設けることが必要です。 データにする場合、ハードディスクなどストレージの容量を大きくすることで ほとんど収容できてしまいます。 また、最近のソフトはデジタル化の際にテキストによる全文検索機能が使えるように なっているため、別にルールを作らなくてもある程度のファイルは探し出すことが出来ます。 しかし、マイナンバーなどのように不要になったファイルは廃棄するという性格のものも存在します。 そこで、データにも廃棄の基準を設ける必要が出てきます。 もちろん、何年分のデータを残しておくのかも社内で決めておきましょう。 廃棄のしやすさを考えると ファイルは作成した年度を入れておくことで、整列しやすく探しやすく分別しやすくなります。 年度名はフォルダにしても良いでしょう。 このようなルールは社内で統一して、新しいファイルを作成する際にも、 だれもが同じルールでファイル名を付けるようにしておくとデジタルファイルの管理がしやすくなりますね。