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書類の整理と保管の仕方が分からない

Before

オフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。
日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。

そのため、書類の整理の仕方と保管の仕方は、 生産性向上のためにはとても重要な要素となります。

After


まず、書類を第一優先とするならば、ほかのモノを整理してスペースを確保します。

書類も同じように整理するのですが、この時に基準を作ります。基準となるのは、書類の保存期間です。

書類には発生してから活用され、保存期間を経て廃棄するまでのライフサイクルがあるのです。

このライフサイクルをルール化していないため、とりあえず、すぐに対応が必要なものだけに 作業が振り向けられ、それ以外の書類は無秩序にたまってしまうのです。

現在所有している書類をすべて見直して、この時点で要るものと要らないものに分けます。

データで保存されているもの、単なるメモ、複製したもので原本があるものなどは廃棄してもいいでしょう。


残った書類は決算月を区切りとして今年の分、1年前の分、2年以上前の分と3つの時系列で分けていきます。

見積書など、数年分が一つのファイルに入っている場合は、各年度ごとにファイルを分けます。

今年度分と1年前の分をオフィスに残し、2年以上前のもので残す必要のあるものは保存期間とファイル名などを明記したうえで、書類保存箱などに入れ文書庫など別の場所に移します。

これを毎年繰り返すことで、オフィスには今年度分と直近1年分の書類しか残らなくなります。法定保存期間が決まっている書類などは注意して整理しましょう。


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