書類が増えて仕方がない
Before
オフィスに書類が増える原因の一つに 減らす工夫がないことが挙げられます。 書類には発生から廃棄までのサイクルがあり 多くは保管や保存でとどまっていることが問題です。 廃棄の時期を明確にすることで オフィスの書類は大幅に削減されます。 書類は廃棄する事が前提として扱いましょう。
After
オフィスにおける書類の保管には、 このようなバインダー式のファイルが使われています。 代表的なものはコクヨのチューブファイル、キングジムのパイプファイルなどです。 背ラベルが大きく、日本では旧来からある帳簿式なので なじみがありますね。 しかし、このファイルバインダーを使うと、中身の多少にかかわらず ファイル分のスペースを必要としてしまい、ムダなスペースを取ってしまいます。 そして、必ず穴をあけなければならず、そのため取り出しが必要になると 真ん中あたりの書類が取り出しにくくなります。 一般的には時系列に綴じていくので、最初に綴じたものは捨てにくくなりますね。 書類は廃棄することが前提だと考えると、このファイル形式は 効果的だとは言えないことが分かりますね。
課題分類別 テクニック
アクセスランキング

ファイルの背見出しタイトルの書き方がわからない
経理関係、税金関係などのような言葉でファイルをまとめてしまうと 探し物が見つかりにくくなります。 「~関係」「~一式」などというタイトルのファイルは、 紙書類をとじる時には大変便利ですが、 いざ必要な...

書類が一杯でキャビネットが足りない
紙の書類をファイルに保管していくと、 気づいた時にはファイルの厚みが限度を超えてパンパンになっていることがあります。 そうなるとキャビネットにも収まりきらず、追加で購入するというパターンを繰り返します...

共有の備品が元に戻ってこないので困っている
オフィスでは個人で管理しているものや共有で管理しているものがあります。 当然共有で使用するものは数に限りがあり、 使用が終われば元の場所に返さなければいけませんが これがナカナカできていない場合が多く...

書類の整理と保管の仕方が分からない
オフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 その...

オフィスの中で私物と共有物の区別が出来ていない
自分の机が決まっていて、仕事を続けていると、徐々に仕事以外のものも増え 気が付くと、要らないものまで引き出しの中に入っていた。 あるいは、机の下に荷物が置かれて保管場所として使われていた。 というよう...

コピー用紙など消耗品が多すぎて置き場所に困っています
棚にモノが一杯になっている。あるいは溢れている。 こんな光景はよく見かけますね。 コピー用紙やティッシュペーパーは安い時に買っているので、 購入したときには置き場所がなく、積み上げたり、いくつかに分散...

机の上はいつも物でいっぱいだ。
年末にはデスク周りを片付けて綺麗な状態で新年を迎えたい。 企業ではよく見られる光景ですね。 ある会社でも、毎年そのようにしているのですが、 年が明けて1ヶ月も経つと、また元の状態に戻っているとのことで...

オフィスの5Sが定着しなくて困っています。
3Sや5S活動は良いと思ってスタートしたけれど、いつの間にかやめてしまった。 という経験は取り組みをした企業では少なからずあると思います。 その理由は様々ですが、 社員のモチベーションが続かなかった。...

オフィスのバックヤードなどがごちゃごちゃしてしまった
オフィススペースは主に作業するところと保管するところに分かれます。 最初にオフィスのレイアウトする場合には ある程度、エリアが決められて、その様に使われていると思いますが 年数とともに、人数や入ってく...

書類で山積みの机を整理整頓したい
書類で山積みになった机では捜し物がナカナカ見つからなかったり あるいは紛失してしまう恐れがあります。 安全性の面においても、崩れたことによる危険を誘発したり 災害時に避難を妨げることにもなってしまいま...