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書類が一杯でキャビネットが足りない

Before

紙の書類をファイルに保管していくと、 気づいた時にはファイルの厚みが限度を超えてパンパンになっていることがあります。 そうなるとキャビネットにも収まりきらず、追加で購入するというパターンを繰り返します。 オフィスのスペースにゆとりがあれば、それも可能ですが、 そのうちにスペースを圧迫してしまいキャビネットを置くことが難しくなってしまいます。 紙の書類を扱うことが多い士業の方や、学校、保険事務所、出版業などでは起こりがちな状態です。

After

こういう問題を解決する場合は、いくつか方法があります。 スペースに余裕があれば、もちろんキャビネットを追加購入すれば、一旦、問題は解決します。 あるいは、オフィスのレイアウトを変更して、置き場所を変えるか、背の高いキャビネット(壁面収納庫)など 収納量の多い家具什器に買い替えてしまう事で問題は解決するでしょう。 しかし、これレは一時的な解決策にすぎません。 根本的には、書類管理のルールを見直す必要があります。 書類は発生(作成や複写)してから活用されて保管に移り、保管が過ぎると保存に移り、その後、廃棄する。 などの流れにそって管理しなければなりません。これをトータルファイリングシステムと言います。 書類が一杯になる一番の原因は不要になった書類の廃棄時期を決めていないことですね。 どの企業でも会計年度があるので、まずは年度ごとに書類を保管・保存するようにしましょう。 そして保存期限が過ぎたら、日を決めて廃棄するという事を業務として行っていくとよいでしょう。


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