オフィスの整理収納
課題別 解決事例

整理収納アドバイザーが、オフィスの整理収納に役立つテクニックを紹介するページです。今日から使える実践的なテクニックをご紹介します。

ホーム > オフィスにモノ・紙が多すぎる > 必要な書類がすぐに見つからない

必要な書類がすぐに見つからない

Before

お客様から問い合わせがあった際に、必要な書類がすぐに見つからず 随分とお待たせしてしまった、という事は有りませんか? 慌てているときには、なおさら見つからないことが多いので焦りますよね。 普段から整理をしておけばよかったと思っても後の祭り。 結局、お客様への信用を無くしてしまう事になってしまいます。

After

整理整頓の必要性は、こんな時に大きく感じるものです。 しかし、どうすれば必要な書類がすぐに出てくるようになるのでしょうか? 書類が見つからない原因はいくつか考えられますが、 一つ目は必要なモノと不必要なモノが混在しているからといえます。 書類を綴じる文房具として、ファイルがよく使われますが、2つの穴をあけて順番に綴じる方法は 溜まるばかりで、不要になった書類を取り除きにくい構造になっています。 そのため、気づいた時には何年分も1冊のファイルに保管されてしまっているんです。 精査してみると、期限が終わった保証書や10年前の見積書なんてものが入っていたりします。 法令に定められた書類以外は、基本的に保存期限は自社で決められますので、社内で規定を設けて 廃棄期限を明確にしましょう。 次に不必要な書類は無いのに見つけにくい場合は、分類の仕方に問題があります。 よく使われるのが「名前別」「タイトル別」などですが、分類階層を3つくらいに絞ってファイルを分けていきます。 たとえば「見積書」という大分類の下に「50音順」という中分類、その下に「得意先」という小分類を作り 棚やファイルを使って順番を決めていくのです。 そうすることで定位置が決まり、目的の書類を捜しやすくなります。 分類項目は業務内容や職種によって様々ですので、業務に精通した方が中心になってルールを作ると運用しやすいですね。


オフィスの5S、整理整頓、ファイリング、文書整理、文書管理、企業向け社員教育でお困りの方は下記メニューをご活用ください。

課題分類別 テクニック

アクセスランキング

書類が一杯でキャビネットが足りない

紙の書類をファイルに保管していくと、 気づいた時にはファイルの厚みが限度を超えてパンパンになっていることがあります。 そうなるとキャビネットにも収まりきらず、追加で購入するというパターンを繰り返します...

ファイルの背見出しタイトルの書き方がわからない

経理関係、税金関係などのような言葉でファイルをまとめてしまうと 探し物が見つかりにくくなります。 「~関係」「~一式」などというタイトルのファイルは、 紙書類をとじる時には大変便利ですが、 いざ必要な...

オフィスの中で私物と共有物の区別が出来ていない

自分の机が決まっていて、仕事を続けていると、徐々に仕事以外のものも増え 気が付くと、要らないものまで引き出しの中に入っていた。 あるいは、机の下に荷物が置かれて保管場所として使われていた。 というよう...

共有の備品が元に戻ってこないので困っている

オフィスでは個人で管理しているものや共有で管理しているものがあります。 当然共有で使用するものは数に限りがあり、 使用が終われば元の場所に返さなければいけませんが これがナカナカできていない場合が多く...

書類の整理と保管の仕方が分からない

オフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 その...

コピー用紙など消耗品が多すぎて置き場所に困っています

棚にモノが一杯になっている。あるいは溢れている。 こんな光景はよく見かけますね。 コピー用紙やティッシュペーパーは安い時に買っているので、 購入したときには置き場所がなく、積み上げたり、いくつかに分散...

オフィスのバックヤードなどがごちゃごちゃしてしまった

オフィススペースは主に作業するところと保管するところに分かれます。 最初にオフィスのレイアウトする場合には ある程度、エリアが決められて、その様に使われていると思いますが 年数とともに、人数や入ってく...

来客のイメージを良くするため玄関まわりを片付けたい

オフィスや職場の玄関まわりは来客や納品業者、郵便など多くの人やモノが集まってくる場所です。 一旦モノが置かれると、追随するように次から次へと増える傾向にありますので 普段から気を付けていないと、すぐに...

書類で山積みの机を整理整頓したい

書類で山積みになった机では捜し物がナカナカ見つからなかったり あるいは紛失してしまう恐れがあります。 安全性の面においても、崩れたことによる危険を誘発したり 災害時に避難を妨げることにもなってしまいま...

他の社員のモノがはみ出してきて困っている

会社には大勢の方が共同で仕事をしているため 様々なことが起こります。 例えば、他の人の書類やモノが自分の机にまではみ出してくる。 なんてことがありませんか? いろんな要因が考えられますが、 この人一人...
次の記事書類の整理と保管の仕方が分からない