保管庫にファイルが納まりきらない
Before
書類が増えて来るのと同時に、ファイルも徐々に増えてきます。
保管庫は既にファイルで一杯になっているため、
仕方なくファイルを横向きに入れたり、寝かせたりして
何とか保管庫に収まってはいるが、欲しい書類を探し出すのに
手間がかかっている。
After
収納場所が少なくなってくると、こういう問題が起こってきますね。
こういう場合は一旦すべてのファイルを保管庫から取り出し
書類の整理をすることで必要なもの、必要でないものを、分けましょう。
そして、今回は保管庫の使い方も工夫してみましょう。
オフィスにある保管庫は奥行きが400mm~450mmと深さがあります。
その為、ファイルを立てて使うと、150mm程度、奥行方向にスペースが余ってしまいます。
スペースがあると、何か置きたくなってしまうのが人情ですから
そうならないために、このスペースを有効に活用しましょう。
ファイルを使う代わりに、このようなファイリングボックスを使用して書類を管理します。
この中に、個別フォルダーやクリアホルダーを使って、綴じずに書類を入れていきます。
この方法をバーチカル式といい、書類が分類しやすく探しやすいというメリットのほかに
保管庫の余っているスペースを有効活用するのに一役買ってくれます。
ファイルに入れて書類を綴じる方法を簿冊式といい、写真の保管庫ですと
5段しか収納できなかったものが、ファイルボックスを使ったバーチカル式にすると
6段収納することが可能になりました。
保管庫の棚板はオフィス家具メーカーさんで追加発注できますので、
最寄りの業者さんに確認してみてください。
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