働き方改革により生産性の向上を工夫されている企業が増えています。 オフィスにおける生産性の向上は２つの視点で考えましょう。 今回は、そのうちの一つ「ムダ取り」がポイントになります。 無駄といっても、何が無駄なのかわからなければ、 生産性向上は掛け声倒れになってしまします。

オフィス業務の中で発生しているムダには「時間」が多くの要素が占めています。 では、なぜ時間の無駄が発生しているのかを考えてみましょう。 ポイントは業務のプロセス自体を見直してみることです。 例えば「書類が見つからない」などの問題が発生している場合には 書類を見つける時間が、どれくらいかかっているのか実際の時間を計測します。 探し出すまでの時間が２０分かかっていれば、これを５分や１分以内に 縮めることが出来れば、時間の無駄が削減できたことになります。 その人が書類を探し出す一連の動きの中で、どの部分に時間がかかっているのか 時間の無駄につながる「ボトルネックの部分」を見つけることが重要です。 １）作業する場所と保管している書庫の距離や動線に問題は無いか。 ２）保存している書類は、いつも同じ場所に置かれているか。 ３）書類が見つけやすく分類されているか。 など、書類を探し出すプロセスと管理のルールを見直してみることです。 ボトルネックになる部分が分かれば、そこを改善すればよいわけです。 レイアウト変更などで保管場所や動線を改善し 表示方法や分類のルールを決めることで目的の書類が見つけやすくなるのです。