オフィスの整理収納
課題別 解決事例

整理収納アドバイザーが、オフィスの整理収納に役立つテクニックを紹介するページです。今日から使える実践的なテクニックをご紹介します。

ホーム > テレワーク > テレワークにおける文書管理の仕方

テレワークにおける文書管理の仕方

Before

新型コロナの影響もあり、テレワークを導入する企業が増えています。 しかし、いきなりのテレワークで、業務自体が止まったり、あるいは生産性が落ちてしまったり ということも多く発生しています。 これも、主に紙を中心とした業務フローが中心となっていたため デジタル化への移行と、移行後のICTツールとして何を導入すればよいのかが 判断できないことが考えられます。 少しづつ、社会経済活動が戻ってきたとはいえ、テレワークでの業務の仕方は今後も進んでいきます。 余裕をもってデジタル化への移行を進めていきましょう。

After

まず、デジタル化への移行は大きなメリットが生まれます。 クラウドサービスと併用することで、どこからでも必要なファイルにアクセスすることが出来るようになり 働く場所にとらわれる必要が無くなります。 しかし、ただ単に紙文書を電子データしても上手くいかない場合があります。 業務のフローが紙を主体としていたものであると、電子ファイルでは運用ができません。 解決するためには、ICTツールなどを活用して業務プロセス自体を見直す必要があるのです。 また、そこが解決できたとしても、ファイルサーバーにやみくもにファイルを入れていたのでは ファイル数が増えるにしたがって、必要なファイルが見つけにくくなり ファイルを探すために時間がかかったり、ストレスを感じてしまったりします。 クラウドサービスの場合は、使用するID数や容量によって金額が変わりますから 出来る限りコンパクトにしておくことが必要です。 保存必要が無くなったものは社内にあるストレージに移したり、磁気メディアに記録したりする など、定期的なメンテナンスをしておきましょう。 そう考えると、ファイル名の付け方やフォルダ階層の作り方にも工夫が必要です。 電子の場合は5階層を目途に分類します。 業務部署のフォルダの下に年度フォルダを作ります。 その下に業務種類ごとのフォルダを作成します。 ファイル名には日付や内容が分かるものをつけ、つけ方のルールを統一しておきます。 以下の図を参考にして運用管理してみてください。   紙での業務はある程度残りますし、契約書など原本管理を紙で行っている場合は 紙での保存方法も並行してルール化し運用していきましょう。 


オフィスの5S、整理整頓、ファイリング、文書整理、文書管理、企業向け社員教育でお困りの方は下記メニューをご活用ください。

課題分類別 テクニック

アクセスランキング

書類が一杯でキャビネットが足りない

紙の書類をファイルに保管していくと、 気づいた時にはファイルの厚みが限度を超えてパンパンになっていることがあります。 そうなるとキャビネットにも収まりきらず、追加で購入するというパターンを繰り返します...

ファイルの背見出しタイトルの書き方がわからない

経理関係、税金関係などのような言葉でファイルをまとめてしまうと 探し物が見つかりにくくなります。 「~関係」「~一式」などというタイトルのファイルは、 紙書類をとじる時には大変便利ですが、 いざ必要な...

書類の整理と保管の仕方が分からない

オフィスで一番ご相談が多い現象は書類の片づけです。 日々増えていく書類と、処理が終わる書類 いつの間にか処理できる書類の数に限界がきて、そのあとには 洪水のように溢れるばかりになってしまいます。 その...

オフィスの中で私物と共有物の区別が出来ていない

自分の机が決まっていて、仕事を続けていると、徐々に仕事以外のものも増え 気が付くと、要らないものまで引き出しの中に入っていた。 あるいは、机の下に荷物が置かれて保管場所として使われていた。 というよう...

共有の備品が元に戻ってこないので困っている

オフィスでは個人で管理しているものや共有で管理しているものがあります。 当然共有で使用するものは数に限りがあり、 使用が終われば元の場所に返さなければいけませんが これがナカナカできていない場合が多く...

オフィスの5Sが定着しなくて困っています。

3Sや5S活動は良いと思ってスタートしたけれど、いつの間にかやめてしまった。 という経験は取り組みをした企業では少なからずあると思います。 その理由は様々ですが、 社員のモチベーションが続かなかった。...

保管庫にファイルが納まりきらない

書類が増えて来るのと同時に、ファイルも徐々に増えてきます。 保管庫は既にファイルで一杯になっているため、 仕方なくファイルを横向きに入れたり、寝かせたりして 何とか保管庫に収まってはいるが、欲しい書類...

社内の整理整頓が進まない

社内で整理整頓を進め、効率的で無駄のない仕事が出来るようにしたいと 考える経営者は多いでしょう。 でも、5Sのポスターを貼ったり、朝礼で一生懸命に啓発しても 実際には整理整頓は進みません。 それは何故...

オフィスのバックヤードなどがごちゃごちゃしてしまった

オフィススペースは主に作業するところと保管するところに分かれます。 最初にオフィスのレイアウトする場合には ある程度、エリアが決められて、その様に使われていると思いますが 年数とともに、人数や入ってく...

来客のイメージを良くするため玄関まわりを片付けたい

オフィスや職場の玄関まわりは来客や納品業者、郵便など多くの人やモノが集まってくる場所です。 一旦モノが置かれると、追随するように次から次へと増える傾向にありますので 普段から気を付けていないと、すぐに...
次の記事オフィスの文書整理や文書管理ができない