テレワークに伴いオフィスの紙文書はデジタル化する。 その様な流れが急速に進んでいます。 ただ、その文書、本当にデジタル化が必要なの？ 分類の仕方が分からない。検索性が悪い。 アクセス権を明確に分けたい。情報漏洩が心配だ。 など、単純にすべてそのままデジタル化すればよい、というものではなく 注意しなければならないポイントがありそうです。

オフィスにおける文書管理で注意しなければならないポイントの一つとして その文書の重要度があります。 企業経営において無くしてはならない資産となる記録 例えば特許関連資料、製造における工程資料やレシピなど 極秘扱いとなる絶対に社外に流出してはいけないもの。 あるいは秘密、社外秘、公開など それぞれの文書の重要度を決める必要があるのです。 紙で保管している場合は、保管する場所を変え 閲覧、活用する人を制限し、入退室の記録を取るなどの対策が必要ですが デジタルの場合は全てサーバー上に保管されるため フォルダごとのアクセス設定だけでなく表示非表示の設定 閲覧のためのパスワード等、セキュリティ対策を行う必要があります。 そのため、デジタル化する際にはフォルダ設計を行い 重要度の分類や年度別、保存期限の設定、作成者、所有者、所管部門など メタ情報となる情報も記録するようにしましょう。 この様な対策を行わないと、デジタル化によって一時は便利になったと思っても データが増えてくると、検索率が落ち、情報が保護されなくなり、管理もできなくなってしまう その様なリスクを負ってしまうことになるのです。 デジタル化移行の際に、きちんとした対策をすることが重要です。